Gestione Documentale

Gestione documentale per la Pubblica Amministrazione
Il processo di gestione dei documenti di una Pubblica Amministrazione va dalla trasmissione delle pratiche per via telematica, al protocollo informatico, dalla gestione dei flussi documentali a quella dei procedimenti, dalla gestione degli atti all'archiviazione sostitutiva.

La soluzione per la gestione del protocollo e dei flussi documentali
La soluzione workflow management di Artmedia On Line è realizzata interamente in architettura Web e cio’ permette l’utilizzo attraverso Internet/Intranet per il lavoro collaborativo.
E’ un sistema integrato di gestione del protocollo, dei flussi documentali e dei processi amministrativi per la Pubblica Amministrazione. Gestisce l'intero ciclo di vita del procedimento e del relativo fascicolo dei documenti che lo compongono; con l’integrazione del modulo di archiviazione con cattura da scanner e successiva digitalizzazione.

Gestione documenti in ingresso
Acquisisce ed archivia tutti i documenti in ingresso (posta, mail, fax...) e ne gestisce l’intero processo contattando gli uffici interessati alla “pratica" generata.

Archiviazione Documentale
Ridurre il più possibile la documentazione cartacea interna ed esterna
Archiviare e ricercare qualunque tipo di documento compresi fax ed e-mail
Mantenere un archivio storico delle precedenti versioni dei documenti
Semplificare la diffusione delle informazioni e dei documenti

Workflow management
Gestire l'iter di redazione, verifica e approvazione della documentazione con flussi totalmente personalizzabili dall'utente.
Organizzare i documenti in cartelle con collegamenti gerarchici oppure logici
Utilizzando il motore di workflow è possibile sviluppare ulteriori moduli specifici...

Protocollo Informatico
Completa gestione del Protocollo Informatico secondo la direttiva che dispone per tutte le amministrazioni pubbliche l’obbligo di dotarsi di sistemi informativi per la gestione elettronica dei documenti, per l’accesso dall’esterno all’iter della pratica, assicurando così maggiore trasparenza amministrativa.
Maggiore efficienza e produttività delle amministrazioni e la trasparenza dell’azione amministrativa sono l’obiettivo di queste disposizioni. Inoltre, l’attività di protocollazione certifica la provenienza e la data di acquisizione dei documenti, identificandoli in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica. Il Protocollo Informatico costituisce pertanto il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni e l’interno di ciascuna di esse.

Le caratteristiche e i vantaggi del sistema di Gestione Documentale PA:

Rintracciabilità dei dati attraverso motore di ricerca interno
Accedere con tempestività ai dati attraverso interfaccia web (multi browser). Gli utenti del sistema possono utilizzare un browser Web per l’accesso alla documentazione.
Categorizzazione impostata dall’utente
Pianificazione, verifica e monitoraggio di eventi.
Analisi statistiche.
Integrazione con sistemi gestionali e/o data base esterni
Semplicità per gli utenti finali
Include un sistema di navigazione del file system via browser
Messaggistica tra operatori
Sicurezza garantita a livello di sistema attraverso la gestione dei ruoli
Installazione in Internet/Intranet
Sistema di reportistica
Interfaccia basata su browser e quindi web based, multi browser
Tecnologia di sviluppo secondo gli standard di mercato
Scalabilità del sistema
Documentazione tecnica
Sono possibili personalizzazioni
L'assistenza e helpdesk
La documentazione utente è accurata e completa, include tutorial dettagliati